تخيل أنك تواجه هذا السؤال في برنامج مسابقات :

"أي مما يلي لا يمكن استخدامه للأغراض المحاسبية؟"

1. فاتورة مبيعات
2. فاتورة أولية
3. فاتورة ضريبية

الإجابة الصحيحة هي "الفاتورة الأولية". هل كنت ستضع كل أموالك في ذلك؟ والأهم من ذلك ، إذا طلب أحد العملاء نموذجًا أوليًا ، فهل تعرف ما الذي يجب استخدامه وما لا يجب استخدامه وكيفية إرساله بالضبط؟ وما هي الفاتورة الأولية ؟ Proforma Invoice كيف ولماذا يتم استخدامها ؟

هل أنت محتار بشأن الفواتير الأولية؟ يفصل هذا الدليل النهائيشرح الفواتير الأولية وما هي عليه ويقدم نصائح عملية حول كيفية استخدامها بفعالية في عام 2023.

شرح الفواتير الأولية: كل ما تحتاج إلى معرفته في عام 2023

ما هي الفاتورة الأولية؟

الفاتورة الأولية هي فاتورة أولية أو فاتورة تقديرية تُستخدم لطلب السداد من المشتري الملتزم مقابل البضائع أو الخدمات قبل توريدها. تتضمن الفاتورة الأولية وصفًا للبضائع والمبلغ الإجمالي المستحق الدفع وتفاصيل أخرى حول المعاملة.

إنها في الأساس اتفاقية "حسن نية" بينك (البائع) والعميل بحيث يعرف المشتري ما يمكن توقعه في وقت مبكر.

على سبيل المثال ، إذا كان الدفع مطلوبًا مقدمًا لضمان تأمين التمويل قبل تصنيع البضائع أو تقديم خدمة ، فيمكن استخدام نموذج أولي لاقتراح تفاصيل المعاملة القادمة.

هل الفاتورة الأولية ملزمة قانونًا؟

على الرغم من أن النموذج الأولي يتضمن الكثير ، إن لم يكن كل ، نفس المعلومات التي تظهر في فاتورة المبيعات النهائية ، إلا أنها لا تحمل نفس الوزن القانوني ولا ينبغي استخدامها لأغراض المحاسبة ، أو كاتفاقية ملزمة.

من نواح كثيرة ، يكون النموذج الأولي أقرب إلى عرض أسعار أو تقدير من الفاتورة. هذا لأن العملاء غير مطالبين بدفع المبلغ المدرج في النموذج الأولي ، ولا يتم تسجيل المبلغ الإجمالي المستحق ضمن حسابات العميل الدائنة أو حسابات القبض الخاصة بك ، ولا يمكنك استخدام نموذج أولي لاستعادة ضريبة القيمة المضافة.

متى يجب أن ترسل فاتورة أولية؟

النقطة الأساسية التي يجب تذكرها هي أنه عادةً ما يتم إرسال النموذج الأولي إلى العميل أو العميل عندما يلتزم بالشراء منك ، ولكن لا يمكن إرسال فاتورة رسمية لأن التفاصيل النهائية لا تزال بحاجة إلى تأكيد. بمجرد موافقة العميل على كل شيء ، تقوم بتسليم البضائع وإصدار فاتورة رسمية.

كيف يختلف النموذج الأولي عن الأنواع الأخرى من الفواتير؟

لفهم المكان الذي يتناسب فيه النموذج الأولي مع عملية المبيعات بشكل أفضل ، إليك أنواع الفواتير الشائعة الأخرى المستخدمة من أجل:

فاتورة المبيعات

فاتورة المبيعات هي طلب رسمي للدفع يتم إرساله في نفس الوقت الذي يتم فيه توريد البضائع أو الخدمات أو بعد ذلك بوقت قصير. بالإضافة إلى طلب الدفع ، فهو أيضًا مستند ضريبي ، وإذا كان يتضمن ضريبة القيمة المضافة ، فقد يطلق عليه فاتورة ضريبية.

فاتورة تجارية

تُستخدم الفاتورة التجارية في الشحنات الدولية لإعلام العميل ومسؤولي الجمارك بما يتم شحنه ، ومن يبيع ويشترى ، وتاريخ وشروط البيع ، وكمية ووزن البضائع ، وتفاصيل أخرى. تُستخدم الفواتير التجارية لحساب القيمة المالية للسلع التي يتم تداولها وأي ضرائب سارية قد تنطبق على الشحنة. لمعرفة المزيد ، اقرأ دليلنا الخاص بالفواتير التجارية .

ملاحظة ائتمانية 

في حالة تلف البضائع أو حدوث خطأ كتابي أو خطأ آخر ، توفر مذكرة الائتمان تفاصيل استرداد فاتورة المبيعات الأصلية جزئيًا أو كليًا أو الائتمان المستخدم في عمليات الشراء المستقبلية.

الفاتورة الأولية 

الفواتير الأولية والضرائب وضريبة القيمة المضافة

لا يُصلح النموذج الأولي النقطة الضريبية للمعاملة. تُعرف نقطة الضريبة أيضًا باسم "وقت التوريد" - إنه اليوم الذي يتم فيه البيع لأغراض ضريبة القيمة المضافة. على سبيل المثال ، لنفترض أنك مورد مواد جلدية خام. يختلف حجم كل جلد جلدي وسيتعين فحصه في المستودع قبل تأكيد الأبعاد الدقيقة.

تقوم بإرسال فاتورة أولية إلى العميل الذي استفسر عن عنصر معين. في النموذج الأولي ، تقوم بإدراج كل تفاصيل البيع المقترح. في هذه المرحلة ، لم تحدث نقطة الضريبة ، ولن تستخدم التاريخ الموجود في النموذج الأولي في المحاسبة الضريبية الخاصة بك.

يؤكد العميل أنه يرغب في المضي قدمًا ويرسل الدفع. ثم تقوم بإصدار فاتورة مبيعات نهائية. التاريخ الموجود في هذه الفاتورة هو نقطة الضريبة ويتم استخدامه لإقرار ضريبة القيمة المضافة.

هل يمكن إلغاء الفاتورة الأولية؟

نظرًا لأن الفاتورة الأولية ليست وثيقة ملزمة قانونًا ، أو الفاتورة الرسمية المستخدمة في المحاسبة ، فلا يلزم إلغاؤها. على غرار مستند عرض الأسعار ، إذا لم يتم المضي قدمًا في البيع ، فلا يلزم اتخاذ أي إجراء لتحرير الفاتورة الأولية أو إلغائها.

كيفية إنشاء فاتورة أولية

يمكن تطبيق نفس الطريقة المستخدمة في إنشاء الفواتير العادية لإنشاء فاتورة أولية. تتضمن معظم برامج المحاسبة أو إعداد الفواتير قوالب فاتورة أولية. بدلاً من ذلك ، يمكنك إنشاء فاتورة أولية خاصة بك في تطبيقات مثل Microsoft Word و Google Docs.

ما يجب تضمينه في الفاتورة الأولية

الغرض الأساسي من الفاتورة الأولية هو إظهار تفاصيل المعاملة المقترحة للعميل. على هذا النحو ، يجب أن تتضمن نفس المعلومات مثل الفاتورة النهائية:

• رقم الفاتورة الفريد
• اسم شركتك وعنوانها وتفاصيل الاتصال الخاصة بك
• اسم العميل وعنوانه
• تاريخ الإصدار وتاريخ الاستحقاق
• وصف الايجابيات
• ما هي مدة صلاحية السعر
• رابط لأي شروط أو شروط معمول بها
• شروط الدفع (سواء قام العميل بالدفع أم لا في المرحلة الأولية ، يجدر إعطاؤهم تعليمات حول كيفية الدفع)
• ضريبة القيمة المضافة (على الرغم من أن النموذج الأولي ليس فاتورة ضريبية ، فلا يزال يتعين عليك إظهار المبلغ المتوقع لضريبة القيمة المضافة)

على عكس فاتورة المبيعات النهائية ، يجب أن تتضمن الصيغة الأولية ما يلي:

• مصطلح "الفاتورة الأولية" ، لذلك يعرف العميل أنها ليست فاتورة مبيعات أو ضريبة
• عبارة "هذه ليست فاتورة ضريبية"

الآن أنت تعرف كل شيء عن الفواتير الأولية ، نأمل أن يكون لديك تفاصيل أقل تقلق بشأنها في عملية البيع الخاصة بك. إذا كنت ترغب في مزيد من المرونة في إدارة الشؤون المالية لشركتك ، فلدينا مجموعة من الحلول التي يمكن أن تساعدك. يمكن أن تساعدك بطاقات العمل الخاصة بنا على إطلاق العنان للقوة الشرائية لتنمية أعمالك ، كل ذلك مع ربح مكافآت قيمة.